Grundsätzlich steht einer elektronischen Aufbewahrung nichts im Wege. Allerdings bestehen trotzdem gewisse Einschränkungen. Sämtliche Belege einscannen und als PDF auf einer externen Festplatte speichern ist leider nicht ohne Einschränkungen möglich, denn ganz so einfach ist die Angelegenheit nicht.

An dieser Stelle ist ein Blick ins Gesetz durchaus hilfreich. Die bereits erwähnten Artikel sind auch hier wiederum hilfreich (vgl. Beitrag „Für welche Belege besteht eine Aufbewahrungspflicht“). Darüber hinaus enthält die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) weitere Bestimmungen. In der angesprochenen Verordnung ist insb. der Artikel 9 relevant, wonach die Aufbewahrung auf einem „unveränderbaren Informationsträger“geschehen soll. Wenn man sich einen unveränderbaren Träger vorstellt, so wird das wohl in erster Linie Papier sein. Wobei auch Papier verändert oder gar zerstört werden kann. Wie jedoch bereits eingangs erwähnt, ist auch die Speicherung in digitaler Form zulässig. Bringt man nun das Kriterium unveränderbar in Einklang mit einer digitalen Speicherung, so wird wohl schnell klar, dass elektronische Files ohne grösseren Aufwand verändert werden können. Genau diesem Umstand kann mit einer digitalen Signatur Rechnung getragen werden.

Die Einzelheiten sind im Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES) festgehalten. Darin wird zwischen einer elektronischen, einer qualifizierten und einer fortgeschrittenen Signatur unterschieden. Die (einfache) elektronische Signatur dient zur Authentifizierung von hinzugefügten Daten. Die „sicherere“ Stufe ist die fortgeschrittene Signatur. Sie stellt sicher, dass der Inhaber eindeutig identifiziert, die Daten unter alleiniger Kontrolle dieser Person stehen und, dass Veränderungen der Daten zweifelsfrei erkannt werden könne. Die höchste Sicherheit geniesst die qualifizierte Signatur. Sie stellt sicher, dass eine individuelle Person „unterschrieben“ hat.

Will nun ein Unternehmen das papierlose Büro verwirklichen, so ist es sicherlich auch daran interessiert, dass alle Belege in elektronischer Form aufbewahrt werden können. Dazu muss ein entsprechendes Zertifizierungsunternehmenbeauftragt werden. Dadurch können auch eingehende Rechnungen eingescannt und dabei zertifiziert werden.
Grundsätzlich steht also einem digitalen Archiv für Geschäftsunterlagen nichts im Weg. Nur sollte man sich vor einem solchen Schritt genau über die Konsequenzen informieren. Je nach Beleg müssen die Daten bis zu 25 Jahre sicher aufbewahrt werden. Wenn man sich nun überlegt, dass bis vor wenigen Jahren Disketten als Aufbewahrungsmedium alltäglich anzutreffen waren und man heute doch erhebliche Mühen hätte, eine Diskette mit wichtigen Daten in seinen Laptop oder Desktop PC einzulesen. Steht ein geeignetes Diskettenlaufwerk zur Verfügung, so ist längst nicht gesagt, dass die Daten dann wirklich noch lesbar sind, denn durch verschiedene externe Einflussfaktoren können Daten beschädigt oder gar vernichtet werden.