Wenn ich ein Geschäft betreibe bin ich verpflichtet gewisse Belege aufzubewahren. Bei der Aufbewahrungspflicht muss unterschieden werden ob, die Pflicht aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Normen besteht.

Die handelsrechtlich relevanten Bestimmungen sind im Obligationenrecht (OR 957 ff.) festgehalten. Den erwähnten Artikeln ist zu entnehmen, dass ein gewisser „Personenkreis“ („wer verpflichtet ist, seine Firma im Handelsregister einzutragen“) zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung der Bücher verpflichtet ist. Über das „wie“ der Aufbewahrung ist einigen Zeilen weiter unten ebenfalls zu entnehmen, dass „die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz […] schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, nur die Betriebsabrechnung und die Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (OR 957 Abs. 2 und 3). Nähere Bestimmungen können auch der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) entnommen werden. Die Frist für die Aufbewahrung beträgt Zehn Jahre.

Die Pflicht für die Aufbewahrung der Dokumente ist also verknüpft mit dem Eintrag im Handelsregister. Dabei kann man wiederum feststellen, dass insb. die beliebten Rechtsformen der Aktiengesellschaft und der Gesellschaft mit beschränkter Haftung erst durch den Eintrag im Handelsregister entstehen. Darüber hinaus ist ein Eintrag ebenfalls fürEinzelunternehmen mit einem Jahresumsatz von CHF 100‘000 oder mehr vorgeschrieben.

Haben wir nun das „Wer“ festgestellt, wenden wir uns dem „Was“ zu. Dabei kann grundsätzlich gesagt werden, dass sämtliche für die Buchhaltung relevanten Belege aufbewahrt werden müssen. Als Beispiel kann auch ein Protokoll der Generalversammlung aufbewahrungspflichtig sein, denn dieses ist Grundlage für die Gewinnverbuchung und somit für die Buchhaltung relevant. Ausserdem ist im Grunde genommen sämtliche Geschäftskorrespondenz aufzubewahren.Inwieweit das in der Praxis so gehandhabt wird ist jedoch aus meiner Sicht durchaus fraglich, denn auch eine SMS könnte grundsätzlich für eine Geschäftsentscheidung massgebende Informationen enthalten.

Aus steuerrechtlicher Sicht sind grundsätzlich dieselben Belege wie im Handelsrecht aufzubewahren. Dies aufgrund der Tatsache, dass das DBG auf die Bestimmungen im OR verweist.